Política de privacidad de CRM ALBI

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento relacionado con la operación de CRM ALBI es:

En determinadas operaciones, la empresa cliente que usa CRM ALBI decide los fines y medios del tratamiento de los datos de sus contactos. En esos casos, ALBI S.A.S. presta servicios tecnológicos por cuenta del cliente, conforme al contrato y las instrucciones aplicables.

2. Datos que tratamos

Según las funciones utilizadas y los permisos autorizados, CRM ALBI puede tratar:

• Datos de la cuenta: nombre, correo, empresa, rol, credenciales protegidas y preferencias.
• Identificadores de portafolios empresariales, cuentas y números de WhatsApp Business.
• Nombres, números telefónicos y otros datos que los contactos comuniquen durante una conversación.
• Mensajes enviados y recibidos, incluyendo texto, audios, imágenes y documentos.
• Estados de envío, entrega, lectura y otros eventos técnicos de mensajería.
• Configuración de agentes, instrucciones y fuentes de conocimiento proporcionadas por el cliente.
• Registros técnicos, de autenticación, seguridad, auditoría, errores y actividad administrativa.
• Solicitudes de soporte y comunicaciones relacionadas con el servicio.

3. Cómo obtenemos la información

Los datos pueden ser proporcionados directamente por los usuarios o administradores; recibidos desde Meta WhatsApp Cloud API cuando un administrador completa el flujo oficial y concede permisos; generados durante el uso del servicio; o recibidos de los contactos que se comunican con los números conectados por la empresa cliente.

CRM ALBI solo accede a los activos de Meta seleccionados y autorizados expresamente durante la conexión. El administrador puede gestionar o revocar esa autorización mediante las herramientas de Meta.

4. Para qué utilizamos los datos

• Crear y administrar cuentas, organizaciones, usuarios y permisos.
• Conectar y operar números autorizados de WhatsApp Business.
• Recibir, enviar, organizar y mostrar mensajes e historiales.
• Identificar contactos y asignar conversaciones a agentes.
• Procesar archivos y estados de mensajería.
• Configurar y operar respuestas automatizadas basadas en instrucciones del cliente.
• Transferir conversaciones a personas cuando corresponda.
• Prestar soporte, resolver incidentes y mejorar el funcionamiento y la seguridad.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, regulatorias y legales aplicables.

5. Proveedores tecnológicos

Para operar CRM ALBI pueden intervenir los siguientes proveedores, que tratan información conforme a sus propios términos, políticas y los acuerdos aplicables:

• Meta Platforms: conexión y mensajería mediante WhatsApp Business Platform y WhatsApp Cloud API.
• Google Cloud y Firebase: infraestructura en la nube, autenticación, bases de datos, almacenamiento, funciones, registros y servicios relacionados.
• OpenAI: procesamiento mediante inteligencia artificial cuando el cliente activa funciones automatizadas que lo requieren.

Las funciones específicas utilizadas pueden variar según la configuración de cada cliente. Cuando corresponda, se aplican mecanismos contractuales y técnicos para regular el tratamiento y las transferencias de información.

6. Conservación de los datos

Conservamos la información mientras la cuenta o el contrato permanezcan activos y durante el tiempo necesario para prestar el servicio. Tras una solicitud válida de eliminación o el cierre de una cuenta, los datos se eliminan o anonimizan dentro de un plazo razonable según su volumen, ubicación y ciclos técnicos de respaldo.

Podemos conservar determinada información durante más tiempo cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, contables o contractuales, proteger la seguridad, prevenir fraude, ejercer o defender reclamaciones y resolver disputas. Los registros técnicos y copias de respaldo se mantienen por periodos limitados conforme a los ciclos operativos y de seguridad aplicables.

7. Cómo protegemos la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas acordes con la naturaleza del servicio, entre ellas autenticación de usuarios, HTTPS, validación de webhooks de Meta, separación lógica de datos por empresa, controles de acceso por roles, gestión segura de secretos, registro de acciones administrativas y restricción de acceso a información sensible.

Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente infalible. Revisamos y ajustamos las medidas de seguridad de acuerdo con los riesgos y la evolución del servicio.

8. Cuándo compartimos información

La información puede compartirse con proveedores tecnológicos que permiten prestar el servicio; con personal y colaboradores autorizados sujetos a deberes de confidencialidad; por instrucción de la empresa cliente; cuando el usuario lo solicita o autoriza; o cuando una autoridad competente lo exige conforme a la ley.

También puede comunicarse en el contexto de una reorganización, adquisición o transferencia empresarial, con medidas razonables de confidencialidad y protección. No compartimos información con terceros para su publicidad independiente.

9. Acceso, corrección y eliminación

Los titulares pueden solicitar acceso a sus datos, corrección de información inexacta, actualización, oposición o eliminación, según resulte aplicable. Cuando los datos son controlados por una empresa cliente, podremos remitir la solicitud a esa empresa o colaborar con ella para atenderla.

Para presentar una solicitud, escribe a walarcon@albi-group.com. Podremos pedir información razonable para verificar la identidad, la relación con la empresa y la autorización del solicitante. Consulta también el procedimiento de eliminación de datos.

10. Contacto y actualizaciones

Para consultas de privacidad, soporte o ejercicio de derechos, contacta a ALBI S.A.S. en walarcon@albi-group.com.

Podemos actualizar esta política cuando cambien el servicio, los proveedores o las obligaciones aplicables. La versión vigente se publicará en esta página indicando su fecha de actualización. Si un cambio es material, procuraremos comunicarlo mediante el servicio o los canales de contacto disponibles.